täielik transformatsioon ettevõttele, mis ei kao kunagi ära

Taust

Tallinna Krematoorium AS on ettevõte, mis pakub matuseteenuseid – nii tuhastamis-, haua- kui ka urnimatuseid Tartus ja Tallinnas. Tallinna Krematoorium AS asutati 1993. aastal ning nad on esimesed terves Baltikumis, kes taolist teenust pakkuma hakkasid. Innovatsioonimeeskond Tallinna Krematooriumis leidis aga, et kuigi äri, millega tegeletakse on delikaatne, on nad siiski ettevõte nagu iga teinegi, püüeldes oma eesmärkide poole ning hoides kinni oma põhimõtetest. Selleks, et püsida konkurentsivõimelistena, otsustati, et on aeg võtta ette tööprotsessi digitaliseerimine.

Enne kui arendasime neile kaheosalise veebirakenduse, käis kogu protsessi planeerimine sõna otseses mõttes pastaka ja paberi abil. Kõik oli täpselt nii nagu 20 aastat tagasi.
Nüüd on neil kaasaegne 21. sajandi koduleht koos back-end süsteemiga, mis on muutnud suure osa nende tööst efektiivsemaks ja aidanud suuresti kasvatada nende üldist brändi.

Väljakutse

Kuna matuste korraldamisel ei tohi vigu tekkida või vähemalt tõenäosus vigade tekkimiseks peab olema minimaalne, pidime looma lahenduse, mis teeks administraatoritel tseremoonia korraldamise ja veebi haldamise võimalikult lihtsaks. Disaini juures oli vaja jälgida, et miski veebilehel ei tekitaks ega võimendaks soovimatuid emotsioone.

Kui klient meie poole pöördus, teadsid nad üksnes, mida nad tahaksid teisiti teha. Mida nad tol hetkel ei teadnud oli kuidas see praktikas välja võiks näha ja mis sammud oleks vaja astuda, et jõuda soovitud tulemuseni. Üks probleemidest, millega Tallinna Krematoorium AS silmitsi seisis, oli nimelt see, et neil ei olnud suuri võimalusi laienemiseks. Kuna neil endil ei olnud kindlat arusaama edasiste sammude osas tekkis meil võimalus kõike seda ise analüüsima asuda. Uurisime ja selgitasime välja millised probleemid sel hetkel firmas kõige olulisemad olid ja missugused funktsioonid peaksid loodud tootel olema, et see kataks kõik nende vajadused.

Ühel hetkel leidsime, et peame looma kaks veebirakendust – üks oli lõppkasutajale koos kõigega, mida klient vajada võib ning teine oli tööriist ettevõttes töötajatele, millega nad saaksid aega ja ressursse lihtsamini planeerida.

kauakestev teekond tulemusteni

Terve krematooriumi projekt oli kaheaastane protsess, mis hõlmas endas pidevalt toote edasiarendamist. Meie arendusmetoodikaks antud juhul sai MVP-põhine arendamine. See tähendab, et me tegime kõike tükk tüki haaval, et klient saaks pidevalt loodud osakesi testida ja tagasisidestada. Nendest tükkidest sai ehitada suurema pildi, mis kokkuvõttes arenes välja parimaks võimalikuks tooteks.

Kogu protsess algas ühe suure ärianalüüsiga. Meie projektijuhil, Ardol, oli isegi võimalik käia Tallinna Krematooriumis töövarjuks paariks päevaks, kus ta sai olla osa igapäevastest protsessidest ning täita samu ülesandeid, mida nemad igapäevaselt täidavad. See andis meile parema ülevaate puudustest ja võimalustest, mida lõpp-produkti implementeerima tuleks asuda. Selline lähenemine projektile oli meile gotoAndPlays esmakordne ja ülimalt nauditav, kuna sääraseid pakkumisi ei satu tihti töölauale, kus meile antakse nii vabad käed millegi arendamisel ja analüüsimisel, et lõpuks luua täpselt see, mida klient alguses soovis, kuid ei osanud sõnastada.

Kogu projekti vältel kasutasime programmeerimiskeeli, mida teame nagu oma viit sõrme – PHP, Javascript, HTML, CSS ja MySQL.

Arenduse protsessi jooksul pidime meeles pidama toote kõige olulisemaid nüansse, milleks olid lihtsus igas vanuses inimestele, rahuliku meeleoluga disain ja võimalus ettevõtet laiendada. Veebilehe disainimise juures kasutasime rahustavaid toone ning hoidsime sisu nii lühikese, kuid samaaegselt nii informatiivsena kui võimalik. Väärt nentimist on ka fakt, et kogu matuse planeerimise protsessi saab Krematooriumi klient alustada juba kodust.

Vanemale generatsioonile digitaalsete rakenduste loomine ei tähenda alati seda, et tuleks kasutada samu lahendusi, millega nad juba harjunud on. Ei, arusaama veebilehest loob vanuritele intuitiivsus ja täpselt õige kogus detailidele lisatud sisu. Näiteks selleks, et kabelite ja majaga paremini tutvuda ei kasutanud me populaarset kuid veidi iganenud pildigaleriid vaid lõime hoopis elegantse 360 kraadise lahenduse, mille abil saab lõppkasutaja virtuaalselt kabelis ja hoonete ümbruses ringi liikuda, et tutvuda asukohaga.

Selleks, et kõik töötajad oleksid teadlikud oma kohustustest, pidime looma tööülesannete halduri (nagu JIRA!), mis aitaks korraldajatel paremini inimesi rollidesse jaotada ning samaaegselt muutusi kommunikeerida, kui midagi peaks juhtuma.

Olgu see siis autojuht või pastor, kes peab pidama kõne, kõikidel oli vaja teada, kus ja kunas nad pidid olema kindlatel kellaaegadel.

Me lisasime ka kolmekordse teadete süsteemi rakendusele, mille kaudu töötaja saab vastu võtta ülesandeid, mis neile on määratud. Teated toimetatakse töötajale kas meili, sõnumi või tableti teel, olenevalt tema töö iseloomust. Seda kõike selleks, et igaüks oleks teadlik oma kohustustest ja saaks õigeaegselt teavitatud igasugustest muutustest, mis planeerimise käigus võivad tekkida.

Viimaks integreerisime kogu süsteemi sisse ka veel raamatupidamisprogrammi. Kui tellimused on vormistatud, saadetakse need raamatupidamisprogrammi, kus omakorda luuakse automaatselt kontaktikaardid ja lisatakse laekumised. Selle protsessi automatiseerimine lahendas nii mõnegi ajakuluka ja tülika kohustuse.

tulevik

Tänu sellele, et lõime kogu pagasi võimalikult paindliku ja muudetava vastavalt kohalikele regulatsioonidele ja matusetraditsioonidele, hakkab Tallinna Krematoorium seda toodet edasi müüma erinevatesse Eestit ümbritsevatesse välisriikidesse. See teeks Tallinna Krematoorium ASist mitte ainult matuseteenuste büroo vaid ka globaalse tarkvara müüja, mis suurendab nende ettevõte laienemisvõimalusi.

Kogu see projekt on inspireeriv lugu kohalikust ettevõtest, kes muutis end tahtest areneda globaalseks.

tagasiside

Lihtne, intuitiivne ja mõnusalt erk lõppkasutaja vaade on lihtsustanud matuse tseremooniaid korraldada. Toote poolelt on uus lahendus andnud meile võimaluse uusi digitaalseid võimalusi hakata pakkuma ka matuse büroodele Lätis, Leedus, Soomes ja Rootsis. Süsteemi saab kohandada vastavalt iga riigi matuse traditsioonide, ettevõte suuruse ja kohalikele regulatsioonidele.

Lauri Maldre

Tallinna Krematoorium